Frågor & Svar om e-förslag

Nedan följer olika frågor och svar vi fått om vårt e-förslagssystem

1. ­Hur hanterar ert system inkommande e-förslag? Vad händer i systemet efter att en medborgare skickat in ett förslag?

Alla e-förslag som skapas i systemet och skickas in får status registrerad och blir då tillgängliga för administratörerna.

Förslagsställaren får samtidigt ett automatiskt mail från systemet som en bekräftelse på att e-förslaget blivit registrerat. Det automatiska mailet kan självklart skickas som kopia eller dold kopia till en eller flera angivna mottagare.

På administratörernas sida för administrering av e-förslagen visas alltid antalet nya registrerade e-förslag och med en knapptryckning listas dessa.

Så fort ett e-förslag har registrerats har det samtidigt påbörjat en process (sin livscykel) som består av ett antal steg (status) som delvis beskrivs i andra svar nedan och i sin helhet i bilagan.

2. Kan vi välja vilken typ av information vi vill få in av förslagsställaren? Såsom rubrik, beskrivning av ärende m.m.?

Rubrik, sammanfattning, beskrivning, eventuellt val av hur länge förslaget ska samla röster samt en kryssruta för villkor är obligatoriska fält i systemet.

I systemet går det sedan att aktivera möjligheten att lägga till länkar till relaterad information, ladda upp filer och dokument samt att ange ett kortnamn för e-förslaget som används i e-förslagets URL.

Andra fält kan läggas till efter kommunens behov. I den mån kommunen är intresserad av statistik, kan systemet samla in information om t ex kön, ålder, postort etc.

3. Kan vi förhandsgranska all information som förslagställaren skickar in för publicering? Kan vi välja att dölja viss information såsom t.ex. e-postadress?

All information som förslagsställaren skickar in, tillsammans med förslagsställarens namn, e-postadress och slutdatum, kan förhandsgranskas innan publicering.

Systemet kan inte publicera ett registrerat förslag automatiskt. För att ett förslag ska publiceras måste det godkännas av en administratör.

Syftet med granskningen är att säkerställa att alla e-förslag följer kommunens policy. På detta sätt undviker kommunen att olämpliga e-förslag publiceras (t.ex. kränkande, oseriösa eller stötande) eller att e-förslag som inte berör kommunens verksamhet inte blir tillgängligt för insamling av röster.

Administratörerna kan också vid förhandsgranskningen tilldela e-förslagen en målgrupp (t.ex. kultur och fritid, barn och utbildning) samt tilldela e-förslagen en eller flera handläggare (t.ex. en handläggare på den förvaltning som e-förslaget ”tillhör”).

Endast förslagsställarens namn blir publicerat tillsammans med förslaget. E-postadressen och övriga registrerade personuppgifter är endast tillgänglig för administratörer. Det är inte möjligt att dölja delar av information i enskilda e-förslag.

4. Finns det en sökfunktion i systemet som gör att en kan söka fram äldre förslag, alltså de som varit publicerade? Sorterar ert system aktuella/inaktuella ärenden?

Ja, systemet har en sökfunktion som gör det möjligt att söka bland alla förslag som en gång registrerats i systemet och som inte tagits bort. Det går även att sortera och filtrerade sökningar på en specifik status (t.ex. förslag som samlar röster eller avslutade) och/eller målgrupp.

5. Går det att göra en klassificering på inkomna e-förslag per vilket område/typ av fråga e-förslaget handlar om?

Ja, i systemet kan administratörer själva lägga in obegränsat antal klassificeringar (det som vi kallar för målgrupp) som kan användas på valfritt sätt, t.ex. typ av fråga, område, förvaltning.

6. Finns det möjlighet till en granskningsfunktion i ert system? D.v.s. att en kommunvägledare aktivt måste publicera inkomna förslag och synpunkter/åsikter på redan publicerade förslag, innan det publiceras?

Alla inkomna förslag måste godkännas innan de publiceras, enligt svar på fråga 3.

I systemet kan man aktivera om det ska vara tillåtet att ange en kommentar tillsammans med en röstning. Det går även att ställa in om sådana kommentarer ska granskas innan de publiceras.

Administratörerna har även möjlighet att dölja/ta bort röster som av någon anledning betraktas som ogiltiga.

7. Hur ser möjligheterna ut för de medborgare som inte vill eller kan använda en dator för att lämna in sitt förslag? Går det att lägga upp en pdf-blankett som motsvarar det som ska fyllas i via webben? Som medborgaren kan skriva ut och skicka in via vanlig postgång?

I systemet finns det stöd för registrering av inkomna pappersförslag.

En administratör skriver in förslaget i sin helhet eller endast en sammanfattning av det och bifogar det inskannade pappersförslaget som en pdf-fil.

Därefter hanteras förslaget som ett vanligt e-förslag tillsammans med övriga förslag. Den ena skillnaden är att förslagsställaren inte får några automatiska e-postmeddelanden från systemet, om inte någon e-postadress registrerats.

Det går att lägga upp en pdf-blankett för utskrift och nedladdning.

I systemet kan man aktivera möjligheten för förslagsställare att skriva ut sitt publicerade e-förslag för insamling av underskrifter/röster på papper.

”Pappersröster” lämnas sedan in till kommunen. Antalet godkända och underkända röster registreras av administratörerna på det tillhörande e-förslaget. De godkända pappersrösterna räknas sedan automatiskt ihop med de digitala rösterna e-förslaget har.

8. Finns det någon ”tidhållare” i systemet som både visas för aktuella e-förslag så att medborgare kan se att de har kortare tid på sig att rösta på förslagen? Finns det motsvarande funktion på insidan, att handläggarna på Kontaktcenter som administrerar förslagen internt får en blänkare om att e-förslaget inom kort ska skickas vidare till berörd förvaltning/nämnd?

Varje e-förslags slutdatum, dvs sista dagen för insamling av röster, är en publik uppgift och presenteras i respektive e-förslag.

Samma uppgift är givetvis tillgänglig för administratörer och handläggare.

När ett e-förslags slutdatum har passerat ändras förslagets status automatiskt och förslaget kan därmed inte längre samla röster. Samtidigt skickas ett automatiskt e-postmeddelande till förslagsställaren och handläggare med information om att insamlingen av röster nu är avslutad och att förslaget bytt status.

Om kommunen så önskar kan vi lägga till en funktion för att automatiskt meddela medborgare, administratörer och handläggare att slutdatumet närmar sig. 

9. De förslag som har varit publicerade i 90 dagar som en medborgare inte längre kan kommentera gilla/ogilla, kan de presenteras särskilt på kommunens webbplats?

Alla e-förslag som en gång samlat röster ligger kvar publicerade i systemet tills de tas bort av en administratör.
Listor med alla eller ett specifikt urval av e-förslag (baserat på status) kan presenteras på kommunens webbplats.

10. Är ert system uppbyggt på en responsiv webbdesign? D v s anpassas systemet beroende på vilken skärmstorlek medborgaren har på sin dator, mobiltelefon eller läsplatta?
Ja.

11. Kräver ert system att förslagsställaren måste ha särskild inloggning för att kunna lämna ett e-förslag? Hur ser den hanteringen ut?

Medborgare måste registrera ett konto och vara inloggade både för ett kunna skicka in e-förslag och för att kunna skriva under andras förslag.

Medborgare registrerar sig genom att fylla i de uppgifter som krävs. Vilka uppgifter som ska fyllas ställer man in i systemet. Från en lista på olika personuppgifter väljer man ut vilka uppgifter som aktiveras och vilka av dessa som ska vara obligatoriska.

Efter att medborgaren fyllt i sina uppgifter och klickat på ”Skapa konto” skickas det ett automatiskt e-postmeddelande till den registrerade e-postadressen med en bekräftelselänk som medborgaren måste klicka på för att verifiera sin e-postadress och aktivera sitt konto.

Administratörerna har i systemet full access till samtliga registrerade användares uppgifter och kan ändra uppgifter, stänga av användare samt exportera användarlistor. Administratörerna kan även se registrerade användare som ännu inte har aktiverat sina konton och kan om det behövs aktivera dessa manuellt.

Varje registrerad medborgare som loggar in har ”egna sidor”, så kallade Mina sidor, som är

Mina e-förslag – här listas alla egna e-förslag
Förslag jag skrivit under – här listas e-förslag man skrivit under
Mina uppgifter – här kan man se och redigera sin registrerade uppgifter.

Systemet kan kompletteras med eID – t ex mobilt bankID och med slagning mot befolkningsregister. Systemet innehåller också möjlighet att enbart tillåta personer inom visst postnummerområde.

Kontotänkandet innebär att om kommunen längre fram vill använda andra dialogtjänster som t ex medborgarbudget, också dessa hanteras inom ramen för samma användarkonto.

Modellen innebär också att handläggarna i systemet kan återkoppla direkt till förslagsställaren vid vissa tillfällen, t ex om förslaget inte godkänns från början.

Systemet skulle också kunna användas utan särskild inloggning, men vi rekommenderar inte det eftersom det skulle bli alltför lätt att ”lura” systemet med för många ”gillanden”. I det hår fallet finns en motsättning mellan kravet på enkelhet för användaren och risken för missbruk.

12. Kan publicerade förslag ”gillas/ogillas” av andra medborgare? Och kan de lämna synpunkter/förslag/åsikter på publicerade förslag?

E-förslag som samlar röster kan gillas och ogillas av samtliga registrerade medborgare.

Varje registrerad medborgare kan endast rösta (gilla/ogilla) på ett e-förslag en gång. Det går att skicka in en kommentar tillsammans med att ett förslag gillas/ogillas. Se även svar på fråga 6 ovan.

MEN vi rekommenderar starkt att inte låta medborgare ogilla förslag. Det finns få exempel i Europa där ogilla-funktionen används. Orsaken är att den kan leda till en slags diskussion på nätet där fokus flyttas från sakfrågan till individen.

Det uppstår också en svårighet i att värdera gilla respektive ogilla. T ex om ett förslag har ett starkt stöd t ex i en del av kommunen, och förslaget ogillas av lika många i en annan del av kommunen – ska förslaget då tas in till behandling eller ska förslaget inte gå vidare?

Den tydligaste formen av bedömning sker om man enbart räknar antalet röster för (dvs gilla) och läser de kommentarer som finns.

13. Kan medborgaren söka fram/se äldre förslag och gå in och läsa alla inkomna synpunkter på dem?

Ja. Alla e-förslag som en gång har godkänts och samlat röster finns kvar i systemet och är publicerade tills att de tas bort av en administratör.

Alla publicerade förslag går att läsa i sin helhet tillsammans med samtliga röster med tillhörande kommentarer. Alla äldre förslag kan antingen presenteras i en separat lista eller filtreras fram i listan med samtliga förslag.

Här vill vi gärna påpeka att det är väsentligt att beslut från nämnder, KF etc återkopplas t ex med ett meddelande av typen ”Förslaget bifölls i nämnden 2016-03-03 – läs gärna mer här [Länk]”

14. Är ert system tillgänglighetsanpassat? Så att medborgare kan använda särskilda hjälpmedel när de vill lämna/läsa ett e-förslag?

Ja – vi följer WCAG Nivå 2.0 AA

15. Får Kontaktcenter någon avisering när ett nytt e-förslag skickats in?

När ett nytt e-förslag registrerar i systemet kan ett valfritt antal personer få ett automatiskt e-postmeddelande.
Även när status ändras i e-förslag (vilket ibland sker automatiskt – t ex när perioden för att rösta har passerat) skickas det ut automatiska e-postmeddelanden som kan skickas till valfritt antal personer. På administratörernas sida för administrering av e-förslagen visas alltid antalet nya registrerade e-förslag och med en knapptryckning listas dessa. Se även svar på fråga 16 nedan.

16. Kan kommunvägledarna kommunicera via systemet till förslagsställaren? (Skicka information per automatik när ett e-förslag skickats in? T.ex. bekräftelse till förslagsställaren att dennes förslag kommer att publiceras/inte publiceras. Vad som händer efter att förslaget varit publicerat i 90 dagar och att förslaget skickas över till aktuell förvaltning/nämnd och hur hanteringen där kommer att se ut?)

Systemet kommunicerar automatisk med förslagsställaren vid vissa givna händelser; när ett e-förslag registreras och när det byter status, dvs när det blir godkänt och börjar samla röster (eller inte blir godkänt), när det uppnått antalet röster som krävs för att e-förslaget ska tas upp för vidare beredning och beslut i kommunen, när beslut är fattat och när det avslutats.

I samtliga automatiska e-postmeddelanden kan själva meddelandet anpassas av administratörerna, dvs ett eget individualiserat meddelande skickas för respektive status. På så sätt är det möjligt att hålla förslagsställaren underrättad om vad som sker.

Administratörer och handläggare kan även enkelt skicka e-post till förslagsställaren med hjälp av en mail-to länk som finns till respektive förslagsställaren. Dessa e-postmeddelanden skickas från administratörens/handläggarens egna e-postprogram och samlas inte i eFörslagsystemet.

I varje e-förslag kan administratörer och handläggare skriva ”handläggarkommentarer”. Detta är kommentarer som publiceras i e-förslaget och som kan läsas av alla. Dessa kommentarer kan med fördel användas för att hålla förslagsställaren och alla andra intresserade informerade om vad som händer och hur e-förslaget hanteras.

17. Finns det en funktion i systemet som möjliggör en sammanfattning av e-förslaget? Där man får med själva förslaget, samt inkomna synpunkter/förslag på det? Kan underlaget skickas från systemet till e-postmottagare? Hur ser det underlaget ut? Kan det underlaget hanteras av handläggare på förvaltning genom att kopiera texter mm.

Samtliga e-förslag kan exporteras till Excel-filer. Antingen som en lista med alla eller utvalda förslag, eller som ett enskilt förslag.

I exporten följer e-förslagets samtliga uppgifter med tillsammans med antalet röster. Exporteras ett enskilt förslag listas även samtliga röster med eventuella kommentarer. I Excel-filen presenteras respektive uppgift på en egen rad eller kolumn. Detta gör det enkelt att återanvända/kopia data i andra system. Excel-filer kan exporteras av administratörer och handläggare.

Funktion för att skicka detta data automatiskt via e-post finns inte – men kan skapas. 

18.Vad kräver ert system för teknisk/IT-lösning hos oss? Vilka krav har ert system på den tekniska lösning som krävs från vårt håll? Server?

Vi kan leverera systemet valfritt som molntjänst eller för egen drift. Molntjänst innebär att all drift och teknik sköts av oss och det enda som behövs hos er är en webbläsare.

Egen drift innebär att ni måste stå för:

  • Tomcat javamotor (Öppen källkod)
  • Webbserver som kommunicerar med Tomcat (Öppen källkod)
  • MySQL databas (Öppen källkod)

19. Kommer ert system att kräva någon form av uppgradering? Beskriv förutsättningarna kring det.

Systemet i sig kräver inga uppdateringar om drifts- och webbläsarmiljö är konstant. Däremot kan det komma att behövas tekniska uppdateringar för att t ex svara mot nya webbläsarversioner.

På begäran av våra användande kommuner utvecklas systemet löpande. Dessa versioner är ur licensperspektiv fritt tillgängliga för alla våra uppdragsgivare.

Beställer ni systemet som en molntjänst så kommer alla ev uppgraderingar att skötas av oss. Om systemet ligger på er server och hanteras av er själva så kommer ev uppgraderingar att behövas göras av er själva eller med hjälp av oss.

20. Är det möjligt att integrera ert system i flexite? Hur ser den lösningen ut?

Alla våra system är byggda på öppen källkod och öppna standarder.

Vi motverkas alla former av inlåsning. All data i systemet kan göras tillgänglig med t.ex. via API:er, med XML etc. Så länge Flexite gör det möjligt att integrera med andra system finns det inget som hindrar att vårt system integrerar med Flexite.

Vi har varit i kontakt med Flexite och fått information om hur en integrering måste göras och fungera.

21. Kommun har en grafisk profil som innebär att vi vill kunna använda oss av särskilt typsnitt. Se bifogade riktlinjer. Är det möjligt anpassa meddelanden med mera efter dem i ert system?
Ja.
Hela systemets grafiska utseende kan i stor utsträckning anpassas till er grafiska profil. Detta ingår i uppstartskostnaden. Se några exempel på hur den  andra kommuners e-förslagssystem anpassats grafiskt till kommunernas olika profiler på följande adresser:

ostersund.demokratiportalen.se
soderkoping.demokratiportalen.se
kalix.demokratiportalen.se